Ahad, 31 Ogos 2008

Fungsi Auto Filter Dalam MS Excel

Auto filter ialah satu fungsi yang dapat digunakan bersama-sama dengan jadual. Fungsi ini memudahkan kerja lebih-lebih apabila jadual tersebut mempunyai beribu-ribu entry. Sebuah jadual yang tidak mempunyai fungsi auto filter tidak mesra pengguna dan rumit untuk dikendalikan. Contohnya adalah seperti berikut:


Jika jadual yang sama menggunakan fungsi autofilter, kita dapat mengasingkan maklumat berkaitan pelanggan dengan lebih mudah. Untuk memasukkan fungsi autofilter,

-->Highlightkan Header table>data>filter>autofilter



Jadual yang mempunyai fungsi autofilter kelihatan seperti ini



Andaikata anda mahu berapa kenalan anda dari syarikat Alatulis, anda hanya perlu klik pada nama syarikat dan pilih syarikat yang dikehendaki. Seperti dibawah

Membuat Table dan Graf - MS Excel

Untuk melukis graf, sebuah jadual yang mengandungi data yang diperlukan perlu dibina terlebih dahulu. Berikut adalah jadual yang telah disediakan sebagai contoh untuk rujukan anda.

Jadual dibawah menunjukkan bilangan pelajar kolej yang tidak hadir ke kelas untuk 3 kelas selama satu minggu. Langkah-langkah untuk membina graf adalah seperti berikut:

-->insert>chart


-->standard type>chart type>column(contoh)>next


-->datarange. Pilih Data didalam worksheet seperti ditunjukkan dalam gambar dibawah.


-->next>Isi maklumat yang diperlukan untuk setiap paksi x & y>finish



-->Inilah graf yang sudah siap.

Cara yang lebih mudah untuk membuat graf ialah dengan menekan butang F11 dan excel akan membina graf secara automatik dari data yang diperolehi dari jadual.

Arahan-Arahan Pendek - MS Excel

Dalam penggunaan perisian microsoft dalam tugas seharian, terdapat arahan-arahan pendek (short cut key) yang dapat memudahkan kerja kita tanpa perlu kita menekan ikon fungsi tersebut. Berikut deisenaraikan shortcut key yang sering digunakan:



Penggunaannya akan mempercepatkan kerja seharian kita.

Menu Pilihan - MS Excel


--Tools>options

Secara default, excel akan menyembunyikan fungsi yang jarang digunakan oleh pengguna. Ini akan melambatkan kerja pada jangka masa panjang. Saya menyarankan supaya anda membatalkan fungsi tersebut dengan

--Tools>options>View>Object>Show all

atau

--Tools>customizes>options>personalized menus & tool bars>always show full menu


Apabila selesai, semua menu dropdown akan dipaparkan.

Kepada mereka yang baru kepada excel, tahukah anda bahawa excel mempunyai fungsi seperti kalkulator saintifik. Ini amat berguna lebih-lebih lagi kepada pelajar kolej/universiti yang mahu menyelesaikan masalah melibatkan pengiraan yang kompleks.

Excel akan mengira sebarang fungsi matematik secara automatik atau secara manual (F9)
Bagi pengguna yang mahu excel mengira secara automatik, sila ikuti arahan dibawah:

tools>options>calculation>calculation>automatic (tekan ok)

Sabtu, 30 Ogos 2008

Buat Borang Kaji selidik Secara Online


 Kita semua adalah diperlukan untuk mendapatkan maklum balas dari ramai orang, sama ada rakan sekerja atau pelanggan, pada satu-satu masa atau yang lain. Jika anda mempunyai lebih 6 atau 7 orang, untuk mendapatkan maklum balas mungkin agak sukar.
Tinjauan adalah satu cara terbaik untuk mendapatkan maklum balas pantas daripada khalayak ramai,  Hari ini, saya akan tunjukkan 3 laman yang berbeza yang membolehkan anda dengan cepat dan mudah membuat kaji selidik anda sendiri untuk mendapatkan  maklum balas yang anda cari.


Kwik Surveys

kwik kaji selidik

Kwik Surveys merupakan salah satu laman kaji selidik dalam talian percuma yang paling popular. Dengan Kwik, anda boleh membina kaji selidik dalam talian secara percuma dengan bilangan soalan dan jawapan yang tidak terhad. Terdapat banyak jenis jenis soalan seperti Multiple Choice, Drag and drop ranking, Star rating, input teks, dan sebagainya.
Sebaik sahaja anda telah membuat kaji selidik anda, anda boleh e-mel kepada mana-mana rakan atau orangramai untuk mendapatkan jawapan anda. Anda juga boleh mengkaji selidik terus ke dalam laman web atau forum HTML .



e-SurveysPro

eSurveysPro adalah satu lagi alat kaji selidik dalam talian yang boleh membantu anda untuk membuat kaji selidik dalam talian percuma .


esurvey

Perkhidmatan tersebut adalah percuma dengan kaji selidik, soalan dan jawapan yang tidak terhad, tetapi halaman kaji selidik ini mempunyai satu atau dua iklan dari penaja. Juga, anda mempunyai pilihan untuk mendapatkan ciri-ciri tambahan jika anda upgrade ke akaun berbayar.


Google Docs

Google Docs
















Google Docs boleh mengejutkan, tetapi anda boleh menggunakannya untuk membuat borang kaji selidik dalam talian . Borang-borang yang sangat asas, dan semua data yang dikumpul disimpan dalam talian sebagai spreadsheet. Ini menjadikan ia lebih mudah bagi pengguna untuk menganalisis.
Analisis mungkin mudah, tetapi mewujudkan borang kaji selidik dalam talian menggunakan Google Docs mungkin agak rumit sedikit untuk permulaan, jadi sila rujuk panduan yang diberikan.


FREE ONLINE SURVEYS



Anda juga boleh menggunakan Free online surveys untuk  mendapatkan maklumbalas dari pelanggan anda. Cukup hebat kerana pelbagai fungsi ada didalamnya. Selain itu ianya juga menyediakan Online Form, Online Kuizzes, Online Polls dan lain-lain lagi. 

Ianya begitu popular kerana kebolehan untuk membuat kajian dalam beberapa minit sahaja tanpa mengira latar belakang  anda - kebanyakan pelanggan-pelanggan tidak tahu apa-apa kod.

Anda boleh memilih antara e-mel kaji selidik, berkongsi link kaji selidik, atau memasukkan kod coretan kecil di laman web anda untuk menjana jawapan kajiselidik.  Kaji selidik dalam talian mengumpul semua data serta-merta, anda boleh lihat jawapan kaji selidik dalam masa nyata.

Tips Cara Mencetak Secured PDF file



Bagi anda yang selalu mencari cari bahan untuk tugas seharian, file PDF tentunya sudah sangat tidak asing bagi anda . Kadang-kadang apa yang di cari didapati dalam format file pdf dan tentunya anda perlu menginstall dulu adobe reader untuk membaca file pdf , dan kemudian mungkin perlu mencetak file pdf ini kemudiannya setelah di baca atau mungkin di kumpulkan.

Bagaimana jika suatu ketika anda mendapati file pdf yang secured ( secured PDF file ) dalam kata lain file ini sudah dilindungi (protect) dan tentu saja , tidak ada menu/fungsi buat mencetak file ini ! , jangan risau, saya akan memberi jalan bagi anda untuk masalah ini.

follow this easy steps:

1. buka halaman ini http://convert.neevia.com/

2. pilih conversion setting yang default

3. lalu pilih file secured pdf yang akan anda print

3. lalu pilih delivery method ” wait for conversion in browser ”, jika file berukuran sangat besar di cadangkan memilih menu email a link to document

4. klik upload and convert , lalu tunggu beberapa saat anda akan menerima file pdf yang sudah di convert dan tentunya sudah tidak secured lagi dan boleh terus di cetak!.

Cara mudah mencetak foto 2×3, 4×3 dan ukuran lain dengan Photoscape



1. download photoscape disini http://www.photoscape.org/ps/main/download.php
2. setelah menginstall photoscape, jalan kan program ini lalu pilih menu print seperti gambar diatas.

3. add photo, lalu tentukan ukuran foto 2×3, 3×4 atau 4×6 di bahagian kanan program . Anda juga boleh mengeset berapa foto yang akan dicetak dalam 1 kertas
sangat mudah bukan, sebenarnya photoscape memiliki beberapa fungsi lainya yang cukup lengkap, akan tetapi kali ini saya cuma ingin menerangkan fungsi photoscape untuk print foto ukuran kecil sahaja.
Fungsi lain akan di terangkan kemudian nanti.

Menambahkan komen (tulisan & gambar) pada cell microsoft excel



Kali ini, saya akan menyentuh tentang bagaimana anda dapat menambahkan komen kepada cell anda. Ianya amat berguna untuk memberi peringatan atau arahan kepada pengguna worksheet kita di masa hadapan.

Pada kebiasaannya, pengguna excel cuma akan menambahkan perkataan sebagai komen padahal, gambar juga boleh ditambah.

Kita akan bermula dengan cara menambahkan komen pada cell,

1. Right klik pada mana-mana cell yang dikehendaki
2. Pilih insert comment
3. Tuliskan sebarang mesej yang mahu dipaparkan
4. Klik pada cell tersebut untuk melihat komen yg telah ditambah

Cara-cara untuk meletakkan gambar pada cell pula adalah seperti berikut:
1. klik butang kanan mouse
pilih Show/Hide comments, dan kosongkan sebarang teks dari komen
2. pergi ke bucu kotak komen anda dan right klik.
3. Pergi ke format comment
4. Pada tab colors & lines, pilih menu drop down untuk warna dan tekan fill effect
5. Pada tab gambar, tekan gambar dan pilih gambar yang dikehendaki dan tekan aspect ratio untuk mmemastikan gambar pada komen anda pada saiz yang asal
6. Tekan insert dan klik ok.

Selamat mencuba.

Untuk buang line 'Spelling' dalam Power Point



1. Klik Menu Review
2. Klik Spelling
3. Klik Option
4. Buangkan tanda 'Check Spelling as you type'
5. OK

Menukar Simbol Mata Wang Daripada $ Kepada RM

Simbol mata wang piawai yang digunakan oleh Excel ialah $ tetapi ini boleh ditukarkan kepada simbol mata wang yang lain.
Langkah berikut menerangkan bagaimana simbol mata wang $ boleh ditukarkan kepada simbol Ringgit Malaysia (RM).

1. Klik butang Start pada taskbar Windows untuk memaparkan Start menu. Pilih Control Panel untuk memaparkan tetingkap Control Panel di bawah
 


2. Klik dua kali ikon Regional Settings dalam tetingkap Control Panel untuk membuka kotak dialog Regional Settings Properties.


Seterusnya klik butang “Customize” untuk memaparkan tetingkap berikut:


3. Klik tab Currency kemudian taipkan simbol RM dalam kotak Currency Symbol untuk menggantikan simbol $.

4. Klik butang OK.

5. Mulai dari sekarang, semua nombor yang diformatkan dengan format Currency (mata wang) akan memaparkan simbol RM (contoh: RM 4.50).

MENGGUNAKAN FORMAT MATAWANG


Dalam bahagian ini, kita akan tukarkan harga seunit dan jumlah ke format mata wang Malaysia (RM).
1. Tempatkan penunjuk tetikus pada sel D12.
2. Klik butang kiri tetikus dan seret penunjuk tetikus hingga ke sel E17 untuk menyerlahkan semua sel dalam kawasan dari sel D12 ke E17.
3. Klik Format pada menu utama kemudian klik Cells… untuk memaparkan kotak dialog Format Cells.
4. Klik tab Number kemudian klik Currency dalam bahagian Category untuk memaparkan kotak dialog berikut:
5. Jika RM tidak dipaparkan dalam kotak berlabel Symbol, klik butang anak panah pada kotak Symbol kemudian pilih simbol RM. Klik butang OK.
6. Sekarang nombor-nombor dalam kawasan yang terserlah akan dipaparkan dalam RM.
7. Ulangi prosedur tersebut untuk menukarkan format jumlah besar 33.3 ke RM. Helaian sekarang sepatutnya kelihatan seperti berikut:




Text Wraping dalam MS Word (Masukkan gambar dibelakang Teks)






1.    Insert
2.    Picture
3.    Pilih gambar dan klik insert
4.    Klik butang Format untuk ubahsuai gambar
5.    Klik semula pada gambar
6.    Pilih text wraping
7.    Pilih behind text
8.    Klik pada gambar dan seret ke lokasi
    dibelakang text.

Resize Foto






1. KLIK BUTANG KANAN PADA GAMBAR (DALAM FOLDER GAMBAR)
2. OPEN WITH - MICROSOFT OFFICE PICTURE MANAGER
3. KLIK PADA THUMBNAIL VIEW (SEKIRANYA FOTO ADA BANYAK)
4. HIGHLIGHT (TANDAKAN) PADA SEMUA GAMBAR
5. EDIT PICTURE
6. KLIK PADA RESIZE
7. TANDAKAN PADA PERCENTAGE OF ORIGINAL WIDTH
8. ADJUST (KECILKAN) PADA 10% SAHAJA
9. OK
10. KLIK IKON SAVE

Mail Merge dalam MS Word






Sebelum membuat mail merge dalam MS word, pastikan ada fail (data) yang ingin di gabungkan (merge) dalam MS excel.

1.    Klik butang mailing
2.    Klik butang start Mail Merge
3.    Pilih Letter
4.    Klik butang Start Mail Merge
5.    Pilih Step by Step Mail Merge Wizard
6.    Pada petak sebelah screen kanan - pilih letter
7.    Next
8.    Use the current dokument
9.    Next
10.    Browse
11.    Cari dokumen excell
12.    Open
13.    OK
14.    OK
15.    Klik butang Insert Merge Field dan klik pada tajuk-tajuk / perkara
16.    Insert
17.    Klik butang preview Result

Untuk Edit

1.    Mailing
2.    Edit Recipient List
3.    Pada kotak Data Source - klik pada tajuk fail
4.    Klik edit
5.    Terus edit pada kolum yang diingini
6.    Kalau untuk tambahan entry - klik new entry dan taip dokumen
7.    OK
8.    OK
9.    OK
10.    Dokumen pada excel juga turut berubah
11.    Untuk print klik butang Finish & Merge
12.    Print documents
13.    Pilih All - kalau semua dan pilih OK

Import Data dari Excell ke Database


1. Buka database
2.  Klik butang External Data
3.  Klik pada ikon Excell (lihat gambar dibawah)


4.  Klik pada butang Browse


5.  Cari Fail dalam MS Excel
6.  Open
7.  Tandakan pada  "Import data source data into a new table in the current database"
8.  Klik butang OK
9.  Klik butang Next
10. Klik butang Next
11. Choose my own primary key


12. Klik butang Next
13. Taipkan tajuk table


14. Klik butang Finish


 15. Klik pada menu Tables disebelah kiri, lihat pada sebelah kanan - telah ada data import dari ms excel

Copy link (Mailmerge link) Dari MS Excell ke MS Word

1.  Buat dokumen dalam ms word
2.  Buat data dalam ms excell seperti contoh dibawah

3.  Klik butang kanan dalam kolum yang dikehendaki dalam excell (yang ada data contohnya ada nilai ringgit atau nombor ataupun kolum jumlah). Pada data diatas saya pilih kolum NAMA.
4.  Klik copy
5.  Pergi pada dokumen ms word
6.  Letakkan cursor pada ruang yang dikehendaki dalam ms word
7.  Klik pada menu 'Home'
8.  Klik kat menu paste - ikon sebelah kiri sekali (lihat gambar dibawah)


9.  Klik pada "paste special" (lihat gambar dibawah)


10. Tandakan pada "Paste link" (lihat gambar dibawah)


11. OK

Show Quick Launch (Masukkan Words pada Toolbars)



1. Start
2. All Program
3. Microsoft Office Words 2007
    (tekan Ctr + Klik pada Microsoft Office Words 2007) dan seret ke desktop
4. Klik kanan pada Toolbars bawah screen
5. Pilih properties
6. Pada menu Taskbar tandakan 'Show Quick Launch'
7. Klik Apply

Protection - Protect Sheet dalam MS Excel










1.    Highlightkan semua cell - klik pada petak disudut atas kiri.
2.    Butang Kanan - Format Cells
3.    Protection
4.    Buang tanda 'locked'
5.    OK
6.    Highlightkan cell yang hendak diprotect
7.    Butang Kanan - Format cells - Protection - Tandakan pada 'locked'
8.    OK
9.    Klik 'Review'
10.    Protect Sheet
11.    Taipkan password dan tandakan pada 'Format Cells'
12.    Taipkan password sekali lagi
13.    OK
14.    Savekan

Password - MS Excel



Sila buka Fail Excel yang ingin dimasukkan 'Password"
1. klik Office button - sebelah kiri atas
2. Prepare
3. Encrypt Document
4. Masukkan password
5. Ok
6. Masukkan pasword yang sama
7. OK
8. Save kan
(Nota: sila ingat password yang dimasukkan, sekiranya anda membuka fail yang sama kemudian nanti)

Lookup Column - Database



1. Buka Database
2. Klik pada tajuk column yang berkenaan
3. data sheet
4. Pilih "I will type in the values that I want"
5. Next
6. Number of column - pilih 1
7. Pada ruang Col - masukkan perkara, contoh "Lelaki" dan selepas itu klik col bawah dan taipkan "Perempuan"
8. Next
9. Taipkan tajuk kolum - contoh "Jantina"

Edit Mail Merge Dalam MS Word 97






Untuk edit semula atau tambah data dalam mail merge. Sila ikuti panduan dibawah

1.  Buka fail ms word yang ada mail merge
2.  Klik pada  "Edit recipient list"
3.  Klik pada tajuk atau nama fail didalam kotak ruangan Data source
4.  Klik Edit
5.  Customize columns
6.  Yes
7.  Add
8.  Taipkan column atau data